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Orchestra Advanced Mobility, Centralino aziendale

VoiSmart promuove un nuovo modo di comunicare in mobilità in azienda al fine di aumentare i servizi fruibili, migliorarne la gestione ed abbattere i costi. È questo lo scopo della applicazione VoiSmart Advanced Mobility per la gestione della comunicazione aziendale e dei servizi integrati. VoiSmart Advanced Mobility è in grado di inoltrare le chiamate su più numeri simultaneamente al fine di minimizzare il tempo di risposta e se desiderato, trasferire la chiamata in corso ad un numero qualsiasi coinvolto nella regola. VoiSmart propone, come sua consuetudine, la medesima piattaforma per tutte le soluzioni della gamma PBX. In questo modo intende offrire l’intera serie dei suoi prodotti egualmente conformi al massimo livello raggiunto in termini di qualità e semplicità.

Con pochi click l’utente aziendale potrà decidere come gestire le sue chiamate:

  • potrà rispondere solo se necessario raggruppando i suoi contatti in gruppi classificati e decidendo le regole di risposta per ognuno. I gruppi potranno essere estratti con una semplice selezione dalla rubrica personale o aziendale e cambiati o aggiornati in qualsiasi momento
  • risulterà sempre in ufficio e l’interno sarà il suo unico numero aziendale; invierà e riceverà le chiamate tramite il centralino aziendale e VoiSmart Advanced Mobility gestirà il cellulare e tutti i terminali telefonici che l’utente vorrà utilizzare in modalità nascosta, le chiamate saranno inoltrate in modo automatico in base a regole semplici che l’utente creerà in autonomia
  • sarà sempre reperibile perché pianificando opportunamente le regole di risposta l’utente potrà farsi chiamare dai contatti selezionati negli orari desiderati (anche fuori orario di apertura degli uffici) e farsi inoltrare la chiamata sul numero desiderato; nessuna chiamata andrà più a vuoto grazie alla gestione intelligente delle chiamate (dopo tutto potrebbe trattarsi anche del cliente più importante... )

Molti servizi per la gestione delle chiamate

Per esempio, se l’utente definisce una regola che inoltra le chiamate contemporaneamente al suo interno, al suo cellulare e al suo numero di casa, quando riceve una chiamata tutti e tre i telefoni squilleranno, ma solo il primo a rispondere si metterà in collegamento con il chiamante. Se ad esempio risponde al cellulare mentre è lontano dalla sua scrivania e durante la chiamata ritorna alla scrivania, digitando “#” potrà, in tempo reale, continuare la conversazione dal telefono fisso della scrivania stessa.

Come è possibile sapere chi chiama se la telefonata è inoltrata dal centralino sul cellulare o su qualsiasi altro terminale esterno? VoiSmart Advanced Mobility è in grado di annunciare il numero o il nome del chiamante, tramite un motore di text to speech, prima che si risponda, lasciando all’utente la possibilità di rispondere, non rispondere o trasferirla.

Le regole di mobilità potranno essere facilmente create dall’interfaccia web del centralino, mentre gli utenti che utilizzano il pacchetto Office potranno crearle direttamente da Microsoft Outlook grazie al plug-in di integrazione con VoiSmart Orchestra 5.4.

VoiSmart Orchestra 5.4 include anche i servizi di SMS Server e Instant Messaging tramite i quali l’utente può impostare le proprie regole di mobilità. Per esempio, se l’utente invia un SMS al proprio centralino con “Mobi: In Riunione”, il sistema effettua la deviazione di chiamata definita dalla regola “In Riunione”. Come sempre con VoiSmart è tutto semplice e immediato!

Il caso del commerciale in mobilità

Quali sono le attività di un Commerciale?
Che esigenze quotidiane deve affrontare?
Come può migliorare il suo business con VoiSmart Mobility?
Ecco le risposte.

Le principali attività sono:
viaggia e visita i suoi clienti molto spesso quindi è poco presente;
ha un’attività lavorativa non strettamente connessa agli orari di ufficio e all’ufficio, inteso come luogo fisico;
utilizza molte ore il cellulare e/o telefono per generare il suo business;
spesso è costretto a fornire il numero di cellulare ai suoi clienti per aumentare la sua reperibilità.

Le esigenze lavorative sono:
rispondere al telefono solo per chiudere un contratto ovvero evitare di rispondere quando la chiamata potrebbe essere gestita da una segretaria;
essere sempre reperibile per i “clienti importanti” sarebbe estremamente utile per l’immagine e la credibilità del servizio offerto;
ridurre al minimo le telefonate perse, quando si è fuori ufficio o su un’altra linea telefonica, farebbe aumentare le possibilità di business;

VoiSmart Advanced Mobility migliora la tua qualità e tua immagine con qualche click del mouse.

Con Advanced Mobility VoiSmart è possibile utilizzare l'interno del centralino aziendale per ricevere ed effettuare chiamate in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, evitando cosi' di dover comunicare il numero di cellulare personale.

Inoltre è possibile creare dei gruppi di numeri telefonici a cui associare regole di risposta telefonica differenziate, sarà il centralino aziendale VoiSmart a smistare le telefonate in arrivo, ad inoltrarle verso il cellulare o verso la segretaria o sul numero privato di casa o sulla Voice Mail …


Come? Ecco un esempio.

Il Commerciale potrebbe differenziare i suoi contatti sulla Rubrica telefonica del Centralino VoiSmart in:

  • Vip”, clienti che generano molto fatturato o a cui deve dare sempre ascolto
  • Hot”, contatti con trattative in corso o che potrebbero creare nuovi sviluppi
  • Normali”, tutti i clienti acquisiti nel tempo
  • Sgraditi”, quelli che hanno sempre qualche informazione da chiedere, ma troppo spesso sono inconcludenti


Sull'interfaccia web di VoiSmart Mobility, crea con pochi click del mouse le seguenti regole:

  • Sempre: reperibile telefonicamente ovunque e in qualsiasi orario tra le 8 :00 le 20:00, compreso i prefestivi
  • Urgenti: reperibile telefonicamente ovunque negli orari e giorni di lavoro canonici
  • Normali: raggiungibile solo in ufficio e diversamente inoltra la telefonata alla segretaria
  • Limitati: raggiungibile solo in ufficio e diversamente scatta la Voice Mail

Per ogni regola potrà assegnare i numeri dei telefoni che utilizzerà: il telefono fisso aziendale, il cellulare aziendale, il cellulare personale, il telefono fisso di casa che usa talvolta anche per il lavoro oltre l’interno della segretaria.

Ora è il Centralino VoiSmart e la VoiSmart Mobility ad abbinare i gruppi di contatti alle regole ed a far suonare in cascata o simultaneamente i telefoni definiti dal Commerciale.

Ad esempio telefona in azienda un cliente del gruppo “Vip” alle 19:30, il Centralino VoiSmart inoltra la chiamata all’interno del Commerciale, se non risponde la inoltra sul cellulare aziendale e poi in sequenza sul cellulare personale e sul fisso di casa, se anche questo suona a vuoto la inoltra all’interno della segretaria e infine alla Voice Mail.

Telefona invece un contatto del gruppo “Normali”, il Centralino VoiSmart in orario di ufficio inoltra la chiamata all’interno del Commerciale e se non risponde all’interno della segretaria e infine alla Voice Mail, se invece è fuori dall’orario di ufficio la inoltra alla Voice Mail direttamente.

In questo modo il Commerciale personalizza la modalità di risposta per ogni contatto ed esigenza. Ha ottimizzato il tempo a sua disposizione e non corre il rischio di perdere un’opportunità di lavoro con un “occupato o fuori ufficio”.